Hướng dẫn trộn văn bản từ bảng biểu trong word 2003

Bạn đã bao giờ tự hỏi "làm thế nào để in một loạt quyết định, giấy mời,... dựa trên một bảng biểu thông tin có sẵn một cách hoàn toàn tự động" chưa? Bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức vào việc soạn thảo các loại văn bản như: quyết định, giấy chứng nhận, hoá đơn, giấy mời dựa trên một danh sách chứa các thông tin về tên, họ, địa chỉ,... cách trộn văn bản này rất đơn giản nhưng không phải ai cũng biết, sau đây ta cùng bắt đầu .

Ưu điểm phương pháp trộn văn bản

- In cùng lúc nhiều văn bản theo một mẫu dựa trên danh sách bảng biểu có sẵn

- Tiết kiệm thời gian và tránh được sai sót khi đánh từng văn bản (tất nhiên nếu mẫu của bạn sai thì sẽ sai một loạt)

Cách trộn văn bản trên world

1. Trước tiên bạn phải có hệ thống một bảng biểu tách riêng các thông in cần trộn văn bản, đánh trên Excell hoặc world.

- Theo ý kiến của mình bạn nên đánh trên excel khi trộn sẽ dễ dàng hơn và cũng thuận tiện hơn khi bạn muốn thực hiện những tính toán số liệu khác nếu cần.

2. Công việc tiếp theo là bạn cần đánh một mẫu văn bản để trộn hàng loạt mình ví dụ mẫu văn bản bên dưới

3. Trên văn bản mẫu bạn vào Tools => Letters and mailings => Mail merge...

4. Phía bên tay phải của bản word sẽ xuất hiện bảng Mail Merge, bạn bấm vào mụcLetters => Next:starting document

5. Bấm chọn Use the curent document => Next: Select recipients

6. Tiếp tục Bấm chọn Use an exiting list => Bấm chọn mục Browse... để chọn đường dẫn đến bảng biểu mà các bạn đã tạo ở bước 1

7. Bôi đen phần cần chộn sau đó Bấm vào mục More items... , một bảng hiện lên bạn bấm chọn vào mục Database Fields, và chọn item tương ứng với các mục trong văn bản mẫu

8. Sau khi chọn Item thì các bạn được một mẫu có dạng như bên dưới

9. Tiếp tục bấm Next: Complate merge => Chọn Edit individual letters để hiện ra bảng lựa chọn triết xuất dư liệu từ bảng biểu ra trang word mới.

10. Chọn số lượng văn bản cần xuất ra là được

- Bạn có thể chọn xuất ra tất cả hoặc xuất những trang mà bạn muốn tại mục Current record hoặc From...to... 

11. Công việc của các bạn lúc này là in chúng ra nữa là xong. 

P/S: Bạn có thể lưu lại biểu mẫu và bảng biểu để sử dụng cho các lần tiếp theo, những lần sau bạn chỉ cần nhập số liệu vào bảng biểu và xuất ra là sẽ được không phải liên kết các bước như trên.với  phiên bản Office khác bạn xem bài viết: Hướng dẫn trộn văn bản trong Word 2007, 2010, 2013, 2015

Chúc các bạn thành công.